WERKINGSINSTRUMENT - Tips voor een goed verslag
Schrijf dit samen met je partner in het Zuiden
De activiteiten worden uitgevoerd door je partner in
het Zuiden. Bij een bezoek of via mail kan je allerlei informatie
opvragen om in het verslag te schrijven. Een verslag wordt niet
gedragen door beide partijen als het enkel is geschreven door de
groep in Vlaanderen. Daarom is het belangrijk om het verslag
misschien ook in de taal van jullie partner te schrijven.
Zorg voor een rode draad in het verslag
Een samenhangend verslag is belangrijk, zorg dus voor
een samenhangend geheel. Op die manier kan de lezer het verhaal
goed volgen. Een belangrijk uitgangspunt voor het verslag is het
werkplan van het voorgaande jaar. In dat werkplan is aangegeven wat
het 4de pijlerinitiatief van plan was te gaan doen. In het verslag
wordt nu duidelijk gemaakt, wat daarvan inderdaad gelukt is en wat
niet. Bepaalde keuzes kunnen worden uitgelegd.
Weet wie de lezers zijn van het verslag
Maak het verslag niet te technisch. De lezer is vaak
een extern persoon, zoals een subsidiërende overheid, een fonds,
een schenker, enz. Zij hebben een informatieachterstand. Voor hen
zullen zaken die voor jou vanzelfsprekend zijn, niet altijd meteen
duidelijk zijn.
Maak de toegevoegde waarde van de eigen organisatie
duidelijk
Een 4de pijlerorganisatie heeft een bestaansrecht
omdat zij iets toevoegt aan de maatschappij in het Zuiden. Deze
toegevoegde waarde komt voort uit de doelstellingen en missie van
de organisatie en de wijze waarop deze gerealiseerd worden.
Werk met concrete voorbeelden van behaalde resultaten
Voor lezers geldt vaak dat een resultaat pas echt
resultaat is, wanneer dat ook daadwerkelijk tastbaar is. Zijn er
geen concrete voorbeelden, dan kan de lezer zich mogelijk afvragen
hoe de gerealiseerde resultaten zichtbaar zijn. Tastbare
informatie, maakt informatie relevant. Interview een persoon van de
doelgroep, de partner, een Belg die daar op inleefreis geweest is.
Plaats foto’s van het resultaat in het verslag of verwijs door naar
filmpjes op het internet.
Pas op, dit betekent niet dat je processen (bv. de capaciteit van
leerkrachten versterken in Malawi) niet kan tonen. Je kan hiervan
getuigenissen verwerken, filmpjes maken, foto’s nemen om dit
duidelijk te maken.
Meet de resultaten die relevant zijn, niet alleen de
resultaten die gemakkelijk meetbaar zijn.
Een verslag moet interessant zijn voor de lezer. Om een verslag
interessant te krijgen en te houden, moet het verslag 'ertoe doen'.
Het is dus verstandig om resultaten te meten op vlakken die ook in
je doelstelling naar voren komen.
Een mening is belangrijk, neem niet alleen feitelijke
informatie op, maar ook evaluerende informatie
Het is nuttig een visie te laten blijken in het
verslag dat je schrijft. Citeer mensen van de doelgroep of van de
partner zelf. Zet hun mening over het project in de
schijnwerpers.
Wees open in leer- en verbeterpunten
Niet alles loopt altijd zoals je dit wilt, wees daar
eerlijk in. Door hierin open te zijn, kan je ook je groei zichtbaar
maken. Schenkers zullen je eerlijkheid in dank afnemen. Schenkers
weten ook dat men leert uit fouten. Verbeterpunten die vorig jaar
benoemd zijn, kunnen in het jaar erop worden gerapporteerd als
gerealiseerd resultaat.
Geef een diepgaande toelichting op de financiën: help de
lezer bij het interpreteren van de cijfers
Durf je volledige boekhouding te tonen (zet deze
integraal op het internet, in de nieuwsbrief, in het jaarverslag).
Wees hier open over. Cijfermatige gegevens zijn pas relevant als
zij voorzien zijn van een leeswijzer. Het is zeer belangrijk dat de
lezer handreikingen krijgt om de cijfers ook daadwerkelijk te
kunnen interpreteren.
Deel je kosten op in verschillende posten, zodat het voor de lezer
duidelijk wordt naar waar het geld gaat. Kosten in het Noorden zijn
mogelijk als je ze kan verantwoorden. (bv. administratiekosten,
vormingskosten, kilometervergoeding, kosten voor
promotiematerialen, enz.). Je project promoten, opbouwen, kennis
opbouwen in België kost nu eenmaal geld.
Mooi presenteren
Het uiterlijk van het verslag is een visitekaartje voor de
organisatie. Zorg daarom dat het er goed uitziet, met een goede
omslag. Zorg er ook voor dat het verslag ook aan de buitenkant -
herkenbaar is als een verslag van de organisatie.
Begin op tijd !
Last but not least, begin op tijd. Hoe actueler het
verslag, hoe groter de zeggingskracht. Op tijd beginnen is het
halve werk. Maak in het midden van het jaar al een planning van hoe
je het zal aanpakken en verdelen onder elkaar. Zo kunt je ook al de
rode draad of de centrale boodschap van het verslag.
Voorbeeld indeling jaarverslag
- Voorblad: logo, naam organisatie, jaartal
- Inhoudsopgave: titels hoofdstukken en paginanummers
- Voorwoord: waarom een verslag, waarover gaat het verslag
- Activiteiten: wat waren de werkafspraken in het voorgaande jaar en welke activiteiten heeft de organisatie allemaal uitgevoerd
- Publiciteit: hoe heeft de organisatie zich naar buiten toe kenbaar gemaakt
- Externe contacten: met welke organisaties en instellingen is er contact geweest en waarvoor (gemeente, deelgemeente, collega-organisaties)
- Interne organisatie: huisvesting, bestuur, vrijwilligers, beroepskrachten, enz.
- Financiën: financieel jaaroverzicht
- Conclusies en aanbevelingen: wat zijn de conclusies over de activiteiten van het afgelopen jaar en wat zijn de actiepunten van de organisatie voor het volgende jaar.
Voorbeelden van verslagen
- 4de pijlerinitiatief DATS vzw
- 4de pijlerinitiatief Guali
- 4de pijlerinitiatief Hope for Kabongo
- 4de pijlerinitiatief Putumayo
