Hoe richt ik een vzw op ?

Om een vzw op te richten moet je de volgende stappen volgen. Hieronder staan ze in kort beschreven.

• Stap 1 : reflectiemoment
• Stap 2 : opstellen statuten
• Stap 3 : stichtingsvergadering en ondertekening statuten
• Stap 4 : neerleggen statuten
• Stap 5 : publiceren in het Belgisch Staatsblad

Stap 1 : reflectiemoment

Is het nodig om een vzw op te richten ?
Een vzw oprichten heeft veel voordelen maar het behalen van het statuut houdt verplichtingen in op fiscaal, juridisch en boekhoudkundig vlak. Bovendien brengen de nodige formaliteiten kosten met zich mee. Het is dus belangrijk om af te wegen of het voor jouw organisatie een meerwaarde is om een vzw te worden.

Stap 2 : opstellen statuten

Als er beslist is om het statuut van vzw aan te vragen, moeten er statuten opgesteld worden. Dit zijn de grondbeginselen van de vzw. Het is verplicht om er de volgende elementen in op te nemen :

1. de identiteit van de stichters;
2. de naam en de zetel;
3. het minimum aantal leden;
4. de omschrijving van het doel;
5. de wijze waarop leden kunnen toetreden en uittreden;
6. de bevoegdheden en bijeenroeping van de algemene vergadering, alsook de wijze waarop de beslissingen van de algemene vergadering ter kennis van de leden worden gebracht;
7. de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van bestuurders;
8. het maximumbedrag van bijdragen of stortingen ten laste van de leden;
9. de bestemming van het vermogen in geval van ontbinding;
10. de duur van de vereniging.

Stap 3 : stichtingsvergadering en ondertekening statuten

Wanneer de statuten op papier staan, nodig je de leden-oprichters uit voor de stichtingsvergadering. Op deze vergadering dienen de statuten goedgekeurd te worden, met eenparigheid van stemmen (iedereen moet het eens zijn). Eveneens dienen de leden van de Raad van Bestuur aangesteld te worden. Van de statuten moeten er evenveel exemplaren zijn als er leden-oprichters zijn. Op elk exemplaar wordt door iedereen zijn handtekening gezet. Op dit moment bestaat de vzw tussen de leden-oprichters onderling, maar nog niet voor buitenstaanders.

Stap 4 : neerleggen statuten

De volgende stap is het neerleggen op de griffie van de rechtbank van koophandel van de plaats van de zetel van de vzw van de volgende stukken: statuten, akten van de benoeming van de bestuurders, kopie van het ledenregister.

Stap 5 : publiceren in het Belgisch Staatsblad

Bepaalde stukken die zijn neergelegd, moeten tevens worden bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad. Het verzoek om bekendmaking moet worden gedaan aan de hand van het ad hoc formulier beschikbaar bij de griffie van de rechtbank van koophandel en op de internetsite van de FOD Justitie. Daarbij moet een ingevulde cheque of een bewijs van overschrijving worden gevoegd met het bedrag vereist voor de oprichting van de VZW. Na de goedkeuring van de statuten kan het dus wel nog even duren voor je statuten in het staatsblad terecht komen. Maar vanaf de ondertekening van de statuten op de stichtingsvergadering geldt de rechtspersoonlijkheid van de vzw tegenover de leden, de stichters en de toekomstige leden, en zijn de statuten bindend voor hen.
Tegenover anderen is er een ‘voorlopige rechtspersoonlijkheid’ als ‘vzw in oprichting’. De vzw krijgt definitieve rechtspersoonlijkheid op de dag dat haar statuten en de akten van benoeming van de bestuurders worden neergelegd bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel van het gerechtelijk arrondissement waar de vzw haar zetel heeft (en dat binnen de 30 dagen na goedkeuring van de statuten).